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【职场沟通】想给对方建议,却怕伤了和气?4件事,让团队成员听进你的意见回馈
作者:习安心理 


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一个团队如果想要成长,成员间彼此的意见回馈就相当重要。意见回馈能让彼此进步,我们借此知道自己的不足与疏失,也借此帮助其他团队成员更进步。从成长型思维的观点来看,给予回馈、接受回馈不仅重要,更帮助我们注意练习、不断改善、精进自己,是把事情做得更好的一大关键。

不过,给予意见回馈需要良好的沟通技巧,否则容易伤害团队成员间彼此的关系,也难以让重要的意见回馈被对方听进去。

以下是给予意见回馈时,为了让沟通更流畅,我们应该记住的4件事。

1. 得到对方的允许

首先,给予意见回馈前,我们必须得到对方的允许。换句话说,只有在对方允许我们给予意见时,我们才向对方说出这些回馈。

寻求对方的允许可以用隐含的语气,也可以用明确的语气。事实上,以明确的语气询问对方是更理想的方式,可以这样询问对方:我想给你一些建议,你愿意听一听吗?我可以给你一些意见回馈吗?

这样的问法或许令人难以开口,却是非常重要、有帮助的事情。事先寻求对方的允许,能表达我们对他的尊重,也让对方理解我们并不是要评断他,而是要给一些有帮助的意见回馈。相反地,不请自来的意见回馈时常令人反感、有敌意,也很难让接受者专心聆听,即使这个意见确实正确、也很有价值。

2. 理清我们的动机

理清我们给予意见回馈时,背后所隐含的动机、意图,是相当重要的一件事。试着问自己:为什么我们要给对方这些回馈?我们是真的希望对方更成功吗?或者我们只是想证明自己的观点更好、只是想防卫自己的立场?我们的动机其实只是想控制他们的行为、掌控不如自己预期的情况?

确实,我们给予回馈可能同时存在很多动机,但有时候某个动机会比其他来得更强烈。如果我们能够对自己诚实,厘清真正的动机与意图,会帮助我们决定这些意见是否该说出口,而这些意见是否真正对接受者有帮助。

3. 精进沟通的技巧

要有效地给予回馈,确实需要沟通与说话的技巧。想发展这样的沟通技巧,需要的正是大量的实际经验。当我们更乐意给予回馈,也更喜欢接受回馈时,我们便能一天一天习得这些沟通技巧。

因此,试着在工作中寻找机会给予回馈,也寻找机会主动寻求同事的建议。如果你是团队的领导者,也能在团队里建立意见回馈的机制,让成员间彼此给予意见成为一件非常普遍的事情。

当然,给予回馈的技巧有很多种,而哪一种最适切也得考量意见的内容、对方的性格、彼此的关系、发生对话的场景等要素。有时候,特别在职场工作中,直接而明白的意见回馈很有效率;不过有时候,在轻松的闲聊中给予意见回馈,对方甚至不知道自己正在接受回馈,却是最适切的方式。如何分辨当下该采取什么说话方式,端看我们的沟通技巧,以及对于当下情况的观察力。

4. 考量与对方的关系

给予意见回馈时最重要的考量点,就是我们与对方的关系为何。我们或许已经得到对方明确的允许、有最正向的动机意图、也拥有良好的沟通技巧,但如果我们与对方的关系不够坚固,或者与对方的关系紧张,我们还是很难让对方愿意聆听这些意见回馈。

同样地,当我们收到来自两个不同人的相同回馈内容,我们往往会对这两个回馈有不同的回应,而主要的根据就是我们与对方的关系为何。如果我们知道对方是个欣赏自己、信任自己的人,我们便会乐意接受他的意见回馈,并且认为这些意见是正面、有帮助的。相反地,如果对方是我们不太认识的人,或者与对方之间还有些争执尚未解决,那么便很难接受他的意见回馈,也更容易认为对方的回馈背后有不好的动机意图。


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